Es otro acrónimo de la industria informática? No es sólo eso. ERP o Enterprise Resources Planning, para mostrar su nombre completo, es el término usado para describir la automatización de las funciones corporativas de la empresa, incluyendo producción, contabilidad, distribución, cadena de aprovisionamiento y recursos humanos. En otras palabras, es el uso de la tecnología para integrar la información desde todas sus funciones clave de negocio y asegurar su distribución por la organización.
¿Por qué debería interesarle? Porque, básicamente, un sistema ERP, apropiado y bien implantado, puede aportar significativas mejoras en su empresa. Resultados de negocio a tiempo. Mejores Relaciones con los Clientes. Una cadena de aprovisionamiento más efectiva en cuanto a costes, mejorar procesos internos y, en último lugar, incrementar el beneficio.
Piense en los diferentes sistemas informáticos que su empresa tiene en este momento, tanto si son manuales o automatizados. Un cliente hace un pedido. ¿Con que frecuencia se entra este pedido en varios sistemas en departamentos diferentes, desde finanzas a distribución, ventas o marketing? Esto no lleva sólo a gasto de tiempo, sino a la posibilidad de errores.
¿Puede su departamento de finanzas preguntar rápidamente al sistema, en almacén, para ver si un pedido ha sido enviado o visionar una factura? ¿Puede su departamento de marketing identificar rápidamente aquellos clientes que han pedido recientemente una línea producto específica para poder realizar acciones directas de marketing en un futuro?
Con un sistema ERP, se introduce una vez la información del pedido y ésta se muestra disponible para toda la empresa. Cada departamento tiene una mejor situación para llevar a cabo sus tareas y usted tiene una información más clara y programada sobre la que basar las decisiones críticas de negocio.
Escoger el sistema ERP adecuado a las necesidades de su empresa es vital. La gama de software ERP de Microsoft Dynamics (Navision, Axapta y CRM), han sido diseñados para proporcionar un conjunto, totalmente integrado de módulos en todas las funciones clave del negocio. Las soluciones pueden, si es necesario, hacerse a medida y adaptarse a las necesidades específicas de cualquier cliente de cualquier sector industrial.
Tectura les ayudará a construir una solución ERP óptima, hecha a su medida y que mejor se adapte a su entorno de negocio, pero con las ventajas de utilizar como base los ERPs estándar de Microsoft Dynamics.
LA SELECCIÓN DE UN ERP
Generalmente la responsabilidad y el trabajo de seleccionar un nuevo ERP recae en personas de la misma empresa usuaria. Estas personas, buenos profesionales en sus respectivas funciones, se enfrentan a un reto que, seguramente, no han conocido antes ni conocerán después. No tienen experiencia previa y ello les lleva a decidir por mimetismo (“Mal de muchos...”), por precio , por criterios emocionales (confianza en el proveedor, prestigio de la marca del ERP, compromisos previos, etc.) o declinan la responsabilidad en la empresa proveedora que presenta la propuesta. Esta situación se presenta con mayor frecuencia en las empresas del Mid-Market y en las pequeñas organizaciones que no disponen de Departamento de IT y/o no pueden acceder a los costosos servicios de una compañía consultora.
Este documento trata de ofrecer algunas sugerencias, fruto de la experiencia en el campo de la informatización de empresas y en el mercado de los ERPs. Vaya por delante la admiración y respecto para las personas de las empresas usuarias que, de forma ocasional y sin preparación ni experiencia previas, asumen la responsabilidad de este tipo de proyectos
Los requerimientos de la empresa
Con frecuencia se tiende a generalizar cuando hablamos de los requerimientos “del mercado”, ya que, en realidad, existen tres segmentos bien diferenciados con sus propios y específicos requerimientos:
Grandes Empresas.
Medianas Empresas.
Pequeñas Empresas (Pymes).
Las Grandes Empresas. (más de 50 usuarios informáticos). Habitualmente cuentan con un Departamento de Informática propio que les permite integrar y mantener sistemas informáticos diferentes para cada proceso empresarial (Area Económico Financiera, Fabricación, Distribución, Tesorería, etc.). La utilidad de
un ERP, como sistema único integrado, no es crítica para este tipo de organizaciones. El perfil de los usuarios, con el soporte de un Help-Desk interno, suele ser muy especializado en su puesto de trabajo y menor conocimiento global. En general valoran la usabilidad por encima de la sencillez.
Las Medianas Empresas. ( de 10 a 50 usuarios informáticos). En general NO disponen de un Departamento de IT pero si de un profesional informático que actúa como soporte interno a los usuarios y como interlocutor del proveedor externo de servicios. Es el tamaño de empresa ideal para utilizar un ERP, ya que sus características principales, facilidad de implantación, aprendizaje y uso, así como su flexibilidad, integración, mantenimiento, bajos costes de propiedad y rápido ROI, se ajustan en gran medida a los requerimientos de estas organizaciones.
Las Pequeñas (hasta 10 usuarios informáticos). No disponen de Departamento de Informática y, en muchos casos, tampoco de un profesional de plantilla. Dependen de compañías de servicios locales que les proveen del mantenimiento y soporte del Sistema Informático. Al encontrarse en el umbral de rentabilidad de un ERP, suelen utilizar programación “a medida”, realizada por pequeños y cercanos proveedores locales. La dependencia de este tipo de proveedores comporta un riesgo empresarial superior al admisible en otras áreas. Los requerimientos de sencillez de implantación, aprendizaje, uso, mantenimiento y precio son propios de este tipo de empresas y coinciden con las características principales de los ERPs.
LOS ERPs EN ESPAÑA
Los principales ERPs del mercado español son de procedencia extranjera. Su origen, en general, les confieren características que difícilmente encajan con los requerimientos de nuestro mercado, mayoritariamente formado por medianas y pequeñas empresas.
Cabe destacar -cómo excepción- la acertada decisión de Microsoft de adquirir los consolidados en España ERPs, Navision y Axapta, para constituir su oferta Microsoft Dynamics™ . Estos ERPs, desarrollados y diseñados en Dinamarca para un tejido empresarial similar al nuestro se adaptaron con facilidad a nuestras
peculiaridades. La mayoría de ERPs, por su origen, carecen, en su versión master, de un sistema de cobros y pagos -carteras- que se adapte a las necesidades de la empresa española. En cada caso, el distribuidor español de la marca ha desarrollado estos programas (localizaciones) con mayor o menor fortuna. Su actualización, cuando aparecen nuevas versiones del estándar, suele retrasar la disponibilidad de la versión española.
CÓMO INICIAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DE UN ERP
Generalmente la necesidad de un nuevo Sistema de Gestión Empresarial Integrado (ERP) surge por diversos motivos. Por imperativo de normas de obligado cumplimiento (adaptación al Euro, Nuevas Normas Internacionales Contables, Trazabilidad, etc.), por desaparición del proveedor del software (falta de soporte y de mantenimiento), por encarecimiento de los gastos del sistema o por necesidad de información, más allá de los datos, que ya no proporciona el viejo sistema. En algunos casos, también por mimetismo. Cuando la empresa se encuentra en la fase de insatisfacción, se inicia el proceso de selección de un sistema sustitutorio. Y aquí comienza, a menudo, una historia que la empresa entera recordará durante años.
Autor: José Luis Moreno Saénz
Director de Marketing y Comunicación. Tectura Spain
Joseluis.moreno@tectura.com
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