lunes, 27 de febrero de 2012

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS

Un sistema de información gerencial es una herramienta esencial en las empresas ya que hacen que los procesos mejoren  y sean automatizados sirven para facilitar tomas de decisiones, para llevar procesos comerciales, bases de datos de clientes, control de las diferentes operaciones, planeación y control y puede ser un avance y mejoramiento en el direccionamiento.
De esta definición se deduce que la finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno. Por lo tanto el valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir con  cuatro supuestos básicos, como  son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.
Las empresas colombianas deben implementar estos sistemas de información ya que ayuda a mejorar sus procesos, no debe importar si es mediana, pequeña o grande empresa, ya que desde una pequeña empresa que empiece a aplicar estos sistemas, vera cambios, mejorara y muy seguramente pasara a ser una grande empresa.

Las ventajas con las que cuenta una empresa al adquirir un sistema de información son:

·         Costos bajos
·         Probabilidad de que opere libre de errores
·         Implementación rápida
·         Implementación a mediano plazo
·         Puede adaptarse bastante bien a las políticas
·         Soporte técnico interno
·         Puede adaptarse completamente a las políticas y procedimientos de la institución
·         Puede ser modificado a medida que la institución evoluciona  

Pero también se tienen ciertas desventajas como son:

·         Dependencia de soporte técnico externo  
·         Probablemente no coincida completamente con las políticas y procedimientos de la institución
·         No puede ser modificado a medida que la institución evoluciona
·         Costo medio a elevado • Dependencia de soporte técnico externo
·         Modificaciones futuras costosas
·         Deberá ser depurado período de desarrollo largo

En mi opinión son riesgos que se deben correr, porque sería una evolución para la empresa, un mejor desarrollo y desempeño tanto para ella como para sus funcionarios o empleados. Cada día las tecnologías avanzan y se crear mejores sistemas lo ideal siempre es que sean efectivos, buenos y a bajos costos, porque así cualquier empresario podría aplicarlo y seriamos mejores industrias y la competencia aumentaría llevándolos a mejorar los procesos.

DEFINICIÓN Y DIFERENCIAS ENTRE UN ERP Y CRM

Hace un par de años comenzó a tener renombre una sigla nueva en el mundo de la informática y los negocios: CRM. Como si eso fuera poco, también se pone de moda otra sigla: ERP. ¿Son la misma cosa? ¿Cuál de los dos es necesario en una empresa? ¿Son independientes? ¿Se puede tener uno y no el otro? En este artículo hablaremos de ambos por separado y como asociarlos.

Hace un par de años comenzó a tener renombre una sigla nueva en el mundo de la informática y los negocios: CRM.

Pero ¿Qué significa CRM? ¿Preciso un CRM? ¿Para qué me sirve?

Comencemos por el principio: CRM es la sigla en inglés de Customer Relationship Management. En español sería Administración de la Relación con los Clientes. De todas maneras, el término posee diferentes significados:

a)    Es un concepto relacionado con el Marketing Relacional, o sea es un modelo en el cual se le da prioridad a los clientes actuales. Esto permite establecer relaciones que darán beneficios a largo plazo.

b)    Administrar la relación con los clientes, esto es, servicio al cliente o gestión al cliente.

c)    Es un software para la administración de la relación con los clientes. En este caso, estamos hablando de sistemas informáticos que apoyen y guíen la relación con los clientes, administrando las ventas, los eventos ocurridos como llamados telefónicos, mensajes de correo, presupuestos enviados, las tareas de los diferentes usuarios etc, teniendo así una historia de todo lo ocurrido con el cliente desde el momento del contacto hasta que se produce la venta y fundamentalmente más allá de la misma.


Teniendo en cuenta esto, podemos decir que CRM es una estrategia de negocio, en donde se busca entender y anticipar las necesidades de los clientes existentes, soportada y conducida por un software apropiado que permita seriamente realizar el seguimiento de todo lo acontecido con el cliente y extraer conclusiones que nos permita mejorar en el futuro dicha relación. En pocas palabras, se trata de una estrategia de negocios enfocada en el cliente y sus necesidades.

Hasta aquí parece simple. Pero, ¿todo esto no se consigue con un ERP? Respuesta: No. Veamos: ERP es la sigla en inglés de Enterprise Resource Planning. En español, Planificación de Recursos Empresariales. Antiguamente, los sistemas ERP eran utilizados por las grandes empresas para unificar y organizar toda la información concerniente a sus clientes: Compras, ventas, cobranzas, envíos, inventarios, entregas, cuentas corrientes, etc, etc. Actualmente, un ERP puede funcionar prácticamente en cualquier empresa moderna. Todas las actividades de todos los sectores de una empresa involucrados en la actividad con los clientes, pueden ser gestionadas a través de un ERP.


Pero, entonces, ¿que diferencia hay con un CRM?

Mientras un sistema ERP nos permite organizar y manejar la producción, facturación, cobranzas, contabilidad, o sea planificar los recursos de la empresa, sin involucrar al cliente y sus necesidades y preferencias, un CRM nos permite establecer una relación más cercana con el cliente. Este último nos permite saber las necesidades del cliente, sus preferencias, sus necesidades, mantener la historia y la evolución de nuestra relación con el cliente, cuantas veces conversamos con él, cuanto hace que no nos comunicamos, cuando fue la última vez que enviamos un pedido o un catálogo, cuantos correos intercambiamos.

Mientras un ERP mantiene la historia administrativa y contable con nuestro cliente, un CRM nos brinda datos que hacen al servicio que le ofrecemos y de esa manera nos ayudará a retenerlo y atenderlo como merece.

Como dice Liz Shahnam: “CRM es un término que realmente no es nuevo. Lo que es nuevo es toda la tecnología que permite hacer lo que anteriormente se hacía en las tiendas de barrio. El dueño tenía pocos clientes y suficiente memoria para saber qué le gustaba a cada cliente. Lo que hace la tecnología es permitirnos regresar a ese tipo de modelo”.

Por otro lado, Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como “paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización”.

Un buen software CRM debe poder manejar estratégicamente toda la información referida a los clientes. Debe poder organizar la información de manera tal que se sepa para un cliente dado, cuando fue la última vez que nos comunicamos con él, cuales son sus preferencias con respecto a lo que ofrece nuestro negocio, que tareas tenemos pendientes con él. Y más general: Que clientes tenemos sin atender desde una fecha dada, cuantos eventos se produjeron en el último mes, semana o año, cuantos presupuestos solicitados fueron aceptados o rechazados por los clientes, cuantas campañas de emails hemos realizado ofreciendo diferentes oportunidades o promociones y que éxito han tenido, etc. Cuanto más completo sea el software que tengamos, más precisa será la información que obtengamos de nuestros clientes y nuestros contactos.

Un buen software ERP debería poder guardar toda la información administrativa-contable de los clientes. Se debe poder extraer información acerca de la facturación, la cuenta corriente, la entrega de productos, automatizar las finanzas y mantener dicha información consolidada y accesible a personal debidamente autorizado. Cuanto más completo sea el software, sabremos con más detalle todo lo referente a las finanzas y nos permitirá planificar nuestra estrategia de negocio.

Ahora bien, ¿ambos sistemas son independientes? Desde luego que no. Pero sería excelente si estuvieran combinados! ¿Cómo vamos a atender bien a nuestro cliente si no sabemos que precisa? ¿Cómo haremos una entrega de producto si no sabemos cuando fue la última vez que entregamos? ¿Cómo sabremos el momento propicio para enviar al cobrador si sólo hemos registrado las facturas pendientes de cobro?

Por supuesto, si podemos lograr la combinación entre un buen ERP y un buen CRM, lograremos contestar las preguntas anteriores.

Mientras que con un sistema ERP tendremos la información de pedidos, fechas de facturación, fechas de entrega y cobranzas, etc, con un buen sistema CRM podríamos tener una mejor idea de en que momento del mes conviene realizar la cobranza, saber cuales son sus preferencias de pedidos o días y horarios de entrega.

Si se conocen las necesidades de los clientes, podemos atenderlos mejor, ofrecer lo que necesita, aumentar su fidelidad. Un ERP nos permite mantener las cuentas claras con el cliente. La protagonista aquí es nuestra empresa. Un buen ERP nos permite mostrar una buena imagen nuestra mediante la buena organización de nuestra información. Un CRM nos permite mejorar la relación con el cliente. El protagonista, en este caso es el cliente. Un buen CRM nos permite responder rápidamente a las peticiones de nuestro cliente.

¿Dónde encontramos un software que nos ayude a combinar ambas estrategias? Un ejemplo de software simple de implementar, de última generación, con una interface amena y sencilla para el usuario es UpperERP y UpperCRM, implementado por Upersoft Ingeniería de Software. Ambos sistemas cruzan información de clientes, proveedores, productos, facturas. Mientras UpperERP se centra en mantener al día la información referente a finanzas, administración y contabilidad, UpperCRM se concentra en eventos, tareas y otras características de nuestros clientes para lograr una mejor relación con él.


Algunas características de Upper ERP son:

• Datos de clientes y contactos: Esto es imprescindible para poder combinar este módulo con UpperCRM.

• Manejo de productos categorizados, utilizando las mismas categorías que se utilizan en UpperCRM.

• Facturación con personalización en el manejo de stock y cuentas corrientes.

• Compras a proveedores con movimientos detallados de stock por producto y por proveedor.

• Filtrado y agrupamiento de datos: UpperCRM permite personalizar la visualización de datos a través de grillas configurables. Todas ellas permiten agrupar por alguna determinada columna, ordenar seleccionando el título de columna, filtrar datos, mostrando sólo lo que se precisa en un instante determinado, etc.

• Pago a proveedores y clientes con movimientos detallados de cuentas corrientes y saldos.

• Bancos, depósitos y extracciones de diferentes cuentas.

• Listados de cheques en cartera y disponibilidad de los mismos en el momento de pagos a proveedores.

• Listados de toda la información y exportación a Excel para una mejor manipulación de los datos, con un módulo estadístico, con grillas de varias entradas para manipular y organizar mejor la visualización de la información y cubos de análisis para saber a cada instante la información acerca de la facturación a clientes y proveedores.

• Niveles de Seguridad: Cada usuario posee una clave de acceso y podrá usar aquellos módulos para los cuales posee permiso. A su vez, un nivel de administración posee control total sobre el sistema para permitir la configuración tanto del sistema como de los usuarios habilitados

Algunas características de este interesante software CRM son:

• Contactos y Clientes asignados por usuario: Cada usuario tiene asignado contactos y clientes, lo que permite realizar un seguimiento eficaz y sin confusiones. También permite compartir Contactos y Clientes entre varios usuarios cuando ellos lo crean conveniente.

• Importación de datos: Ahorro de tiempo y dinero al transferir los datos existentes a la base de datos de UpperCRM, fácilmente a través de Excel o de Outlook.

• Reportes: UpperCRM posee múltiples opciones de listados, cada uno de ellos exportables a cualquier tipo de formato (xls, html, pdf, txt, etc) sin necesidad de instalar ningún programa adicional o ningún tipo de driver. Además todos los reportes son visualizados previamente por pantalla.

• Filtrado y agrupamiento de datos: UpperCRM permite personalizar la visualización de datos a través de grillas configurables. Todas ellas permiten agrupar por alguna determinada columna, ordenar seleccionando el título de columna, filtrar datos, mostrando sólo lo que se precisa en un instante determinado, etc.

• Agenda totalmente compatible con Outlook: Agenda detallada día a día, con citas, recordatorios y notas en diferentes colores para una mejor visualización. Posibilidad de filtrar la agenda por contacto, previsualización en pantalla para evitar cualquier superposición de horarios en las citas. Vista general del mes o año en curso con todas las anotaciones realizadas en la agenda. Recordatorios por día, hora y minuto para no perder sus eventos más importantes. Modificación y reagrupamiento de citas y eventos de una manera sencilla y rápida. Repetición de eventos la cantidad de veces que sean necesarias, sin límites.

• Administración y seguimiento de ticket: Permite el seguimiento completo desde el comienzo de una actividad, todas sus tareas, eventos, documentos hasta su cierre, manejando diferentes estados y manteniendo los tickets abiertos siempre a la vista para un mejor seguimiento por parte del usuario.

• Administración y Seguimiento de documentos: Desde la presupuestación hasta la facturación, seguimiento paso a paso con eventos automáticos relacionados que permiten saber los detalles de la gestión de cada documento y el cliente asociado. Toda esta información, relacionada con la facturación en UpperERP!

• A su vez, el usuario puede configurar y crear eventos propios (para llamadas telefónicas, envío de mensajes de texto, reuniones, etc).

• Estadísticas de efectividad: Completísimo módulo estadístico: Por un lado, una grilla que le permite visualizar los datos desde diferentes ópticas, agrupando por usuario, contacto, estados de los documentos, cantidades, etc. Por otro lado, un cubo de análisis para tener una visión más global de su negocio y poder tomar rápida y efectivamente sus decisiones.

• Soporte emebebido de correo electrónico: Exclusivo diseño de envío/recepción de correo electrónico, con acceso pop y smtp propios. Totalmente independiente del cliente de correo que tenga instalado en su máquina. Se configura en la aplicación el envío/recepción de correo. Permite crear carpetas para guardar sus correos en forma ordenada. Envío masivo de correos a todos los contactos del usuario. Posibilidad de adjuntar archivos. Envío de newsletters según las necesidades.

• Niveles de Seguridad: Cada usuario posee una clave de acceso y podrá usar aquellos módulos para los cuales posee permiso. A su vez, un nivel de administración posee control total sobre el sistema para permitir la configuración tanto del sistema como de los usuarios habilitados.

• Seguimiento de Tareas: Capacidad para asignar tareas a los diferentes usuarios. Se pueden asignar diferentes prioridades a las tareas y además permite diferenciar entre tareas pendientes y vencidas.

• Acceso Remoto: UpperCRM. Mediante servicios web, se puede acceder a la información desde cualquier lugar del mundo. No es un sitio web. Se trata de una aplicación Windows, con posibilidad de acceder, mediante servicio web, en forma remota. Con una simple configuración, se conecta como siempre y accede a los datos desde su casa, su notebook o desde cualquier otro lugar.

BIBLIOGRAFIA

Vea más sobre ambos en: http://www.uppersoft.com.ar
Andrea Viviana Manna
Licenciada en Ciencias de la Computación y Analista Universitaria en Computación de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales de la Universidad de Buenos Aires.


¿QUÉ ES UN ERP Y COMO SELECCIONARLO?

Es otro acrónimo de la industria informática? No es sólo eso. ERP o Enterprise Resources Planning, para mostrar su nombre completo, es el término usado para describir la automatización de las funciones corporativas de la empresa, incluyendo producción, contabilidad, distribución, cadena de aprovisionamiento y recursos humanos. En otras palabras, es el uso de la tecnología para integrar la información desde todas sus funciones clave de negocio y asegurar su distribución por la organización.

¿Por qué debería interesarle? Porque, básicamente, un sistema ERP, apropiado y bien implantado, puede aportar significativas mejoras en su empresa. Resultados de negocio a tiempo. Mejores Relaciones con los Clientes. Una cadena de aprovisionamiento más efectiva en cuanto a costes, mejorar procesos internos y, en último lugar, incrementar el beneficio.

Piense en los diferentes sistemas informáticos que su empresa tiene  en este momento, tanto si son manuales o automatizados. Un cliente hace un pedido. ¿Con que frecuencia se entra este pedido en varios sistemas en departamentos diferentes, desde finanzas a distribución, ventas o marketing? Esto no lleva sólo a gasto de tiempo, sino a la posibilidad de errores.

¿Puede su departamento de finanzas preguntar rápidamente al sistema, en almacén, para ver si un pedido ha sido enviado o visionar  una factura? ¿Puede su departamento de marketing identificar rápidamente aquellos clientes que han pedido recientemente una línea producto específica para poder realizar acciones directas de marketing en un futuro?

Con un sistema ERP, se introduce una vez la información del pedido y ésta se muestra disponible para toda la empresa. Cada departamento tiene una mejor situación para llevar a cabo sus tareas y usted tiene una información más clara y programada sobre la que basar las decisiones críticas de negocio.
Escoger el sistema ERP adecuado a las necesidades de su empresa es vital. La gama de software ERP de Microsoft Dynamics (Navision, Axapta y CRM), han sido diseñados para proporcionar un conjunto, totalmente integrado de módulos en todas las funciones clave del negocio. Las soluciones pueden, si es necesario, hacerse a medida y adaptarse a las necesidades específicas de cualquier cliente de cualquier sector industrial.

Tectura les ayudará a construir una solución ERP óptima, hecha a su medida y que mejor se adapte a su entorno de negocio, pero con las ventajas de utilizar como base los ERPs estándar de Microsoft Dynamics. 

LA SELECCIÓN DE UN ERP

Generalmente la responsabilidad y el trabajo de seleccionar un nuevo ERP recae en personas de la misma empresa usuaria. Estas personas, buenos profesionales en sus respectivas funciones, se enfrentan a un reto que, seguramente, no han conocido antes ni conocerán después. No tienen experiencia previa y ello les lleva a decidir por mimetismo (“Mal de muchos...”), por precio , por criterios emocionales (confianza en el proveedor, prestigio de la marca del ERP, compromisos previos, etc.) o declinan la responsabilidad en la empresa proveedora que presenta la propuesta. Esta situación se presenta con mayor frecuencia en las empresas del Mid-Market y en las pequeñas organizaciones que no disponen de Departamento de IT y/o no pueden acceder a los costosos servicios de una compañía consultora.

Este documento trata de ofrecer algunas sugerencias, fruto de la experiencia en el campo de la informatización de empresas y en el mercado de los ERPs. Vaya por delante la admiración y respecto para las personas de las empresas usuarias que, de forma ocasional y sin preparación ni experiencia previas, asumen la responsabilidad de este tipo de proyectos

Los requerimientos de la empresa

Con frecuencia se tiende a generalizar cuando hablamos de los requerimientos “del mercado”, ya que, en realidad, existen tres segmentos bien diferenciados con sus propios y específicos requerimientos:

Grandes Empresas.
Medianas Empresas.
Pequeñas Empresas (Pymes).

Las Grandes Empresas. (más de 50 usuarios informáticos). Habitualmente cuentan con un Departamento de Informática propio que les permite integrar y mantener sistemas informáticos diferentes para cada proceso empresarial (Area Económico Financiera, Fabricación, Distribución, Tesorería, etc.). La utilidad de
un ERP, como sistema único integrado, no es crítica para este tipo de organizaciones. El perfil de los usuarios, con el soporte de un Help-Desk interno, suele ser muy especializado en su puesto de trabajo y menor conocimiento global. En general valoran la usabilidad por encima de la sencillez.

Las Medianas Empresas. ( de 10 a 50 usuarios informáticos). En general NO disponen de un Departamento de IT pero si de un profesional informático que actúa como soporte interno a los usuarios y como interlocutor del proveedor externo de servicios. Es el tamaño de empresa ideal para utilizar un ERP, ya que sus características principales, facilidad de implantación, aprendizaje y uso, así  como su flexibilidad, integración, mantenimiento, bajos costes de propiedad y rápido ROI, se ajustan en gran medida a los requerimientos de estas organizaciones.

Las Pequeñas  (hasta 10 usuarios informáticos). No disponen de Departamento de Informática y, en muchos casos, tampoco de un profesional de plantilla. Dependen de compañías de servicios locales que les proveen del mantenimiento y soporte del Sistema Informático. Al encontrarse en el umbral de rentabilidad de un ERP, suelen utilizar programación “a medida”, realizada por pequeños y cercanos proveedores locales. La dependencia de este tipo de proveedores comporta un riesgo empresarial superior al admisible en otras áreas. Los requerimientos de sencillez de implantación, aprendizaje, uso, mantenimiento y precio son propios de este tipo de empresas y coinciden con las características principales de los ERPs.

LOS ERPs EN ESPAÑA

Los principales ERPs del mercado español son de procedencia extranjera. Su origen, en general, les confieren características que difícilmente encajan con los requerimientos de nuestro mercado, mayoritariamente formado por medianas y pequeñas empresas.

Cabe destacar -cómo excepción- la acertada decisión de Microsoft de adquirir los consolidados en España ERPs, Navision y Axapta, para constituir su oferta Microsoft Dynamics™ . Estos ERPs, desarrollados y diseñados en Dinamarca para un tejido empresarial similar al nuestro se adaptaron con facilidad a nuestras
peculiaridades. La mayoría de ERPs, por su origen, carecen, en su versión master, de un sistema de cobros y pagos -carteras- que se adapte a las necesidades de la empresa española. En cada caso, el distribuidor español de la marca ha desarrollado estos programas (localizaciones) con mayor o menor fortuna. Su actualización, cuando aparecen nuevas versiones del estándar, suele retrasar la disponibilidad de la versión española.

CÓMO INICIAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DE UN ERP

Generalmente la necesidad de un nuevo Sistema de Gestión Empresarial Integrado (ERP) surge por diversos motivos. Por imperativo de normas de obligado cumplimiento (adaptación al Euro, Nuevas Normas Internacionales Contables, Trazabilidad, etc.), por desaparición del proveedor del software (falta de soporte y de mantenimiento), por encarecimiento de los gastos del sistema o por necesidad de información, más allá de los datos, que ya no proporciona el viejo sistema. En algunos casos, también por mimetismo. Cuando la empresa se encuentra en la fase de insatisfacción, se inicia el proceso de selección de un sistema sustitutorio. Y aquí comienza, a menudo, una historia que la empresa entera recordará durante años.

Autor: José Luis Moreno Saénz
Director de Marketing y Comunicación. Tectura Spain
Joseluis.moreno@tectura.com
© 2007 Tectura Corporation. Reservados todos los derechos

 

martes, 14 de febrero de 2012

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (S.I.G)

BIBLIOGRAFIA

http://es.wikipedia.org/wiki/Wikimedia_Commons
Martín-Pozuelo, José María Martín (2001). Hardware microinformático: viaje a las profundidades del PC. México, D.F.: Alfaomega. pp. 431 p. : il.. ISBN 970-15-0599-9.

QUE ES EL SISTEMA GESTOR DE DATOS

Es una aplicación de datos que permite a los usuarios  definir, crear y mantener la base de datos y permite acceso controlado a la misma.
El objetivo primordial de el SGBD , es proporcionar un entorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado extraer y almacenar informacion de la base de datos.



QUE SON LOS SISTEMAS OPERATIVOS

Es un programa o conjunto de programas que en un sistema informático gestiona los recursos de hardware y provee servicios a los programas de aplicación

FUNCIONES DEL HARDWARE

Teclado
Es un dispositivo de entrada mediante el cual podemos dar instrucciones al microprocesador a través de un lenguaje escrito, es similar a una máquina de escribir.
El Mouse o ratón
Es un dispositivo de entrada que nos permite manipular la información de nuestro computador, se visualiza como un puntero.
Scanner
Un scanner es que nos permite copiar imágenes, texto y transferirlos a la memoria del computador como un archivo.
Impresora
Es un dispositivo de salida que nos permite sacar información de nuestro computador en un papel.


QUE ES HARDWARE

Es  todo lo físico que podemos ver en una computadora, es considerado como hardware. Todo lo que usted puede llegar a tocar de una computadora, es el hardware. O sea, el monitor, el teclado, el Mouse, la impresora, etc. Cada uno de estos elementos por separados, no son nada. Pero al unirlos de manera conjunta, para formar una computadora, pasan a ser parte del hardware de nuestro terminal computacional.

CUALES SON LOS PASOS PARA ANALIZAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

  1. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
  2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.
  3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.
  4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
  5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
  6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores
  7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
  8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LAS PYMES

En el país gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (ocasionado gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización.  Las PyM. Es tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PyMEs como de cualquier empresa.

CUALES SON LOS FACTORES QUE DETERMINAN EL DESEMPEÑO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es, la manera cómo funciona y qué se requiere para mejorarlo.

CUALES SON LAS NECESIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

Relevancia: Reducción de costos


DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa. Sin embargo, aún cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe.

COMO SE EFECTUA LA PLANEACIÓN Y EL CONTROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En una organización todas las funciones gerenciales; como  Planificación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño en la empresa. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control. El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

CUALES SON LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

v  Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos  de los datos.
v  Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados
v  Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL



Sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de datos.

lunes, 13 de febrero de 2012

¿QUE SON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL?


Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de información- orientados a solucionar problemas empresariales.